Documento
Electrónico
Es la
información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
Documento
Electrónico de Archivo
Es el registro
de información generada,
recibida, almacenada y comunicada
por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona
o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios
y procesos archivísticos.
Los
documentos electrónicos pueden clasificarse de
acuerdo con ciertos
criterios, por ejemplo:
Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio
en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos
electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes
tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en
medios electrónicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados
por los ciudadanos, empresas u organizaciones
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes,
videos, audio, mensajes de datos de redes
sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.
Respecto
a estos formatos se presentan a continuación una serie de recomendaciones para su buen manejo.
Caracteristicas:
De
acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestión de
las entidades y puedan servir de prueba,
los documentos electrónicos deben poseer ciertas características:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha
sido creado o enviado por la persona que
afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
Para
garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar
políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión,
mantenimiento y disposición
de los documentos,
de manera que se
asegure
que los creadores
de los mismos estén autorizados e identificados y
que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión,
modificación, utilización u ocultación no autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento
electrónico.
Es necesario
que un documento
esté protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Las políticas
y los procedimientos de
gestión de documentos
deben decir qué
posibles anotaciones o adiciones
se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No
obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad. Su
contenido representa exactamente
lo que se
quiso decir en
él. Es una representación
completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben
ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad
que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar,
interpretar y leer. Su presentación debe mostrar
la actividad que lo produjo.
El contexto de los documentos
debe ser suficientemente claro y contener la
información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto
amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener
los vínculos existentes entre los
documentos que reflejan una secuencia de actividades
Firma de documentos electronicos
En
Colombia se han reglamentado dos mecanismos de firma: la firma electrónica y la
firma digital.
La firma
electrónica corresponde a
métodos tales como códigos,
contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas
privadas, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre
y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, así
como cualquier acuerdo pertinente.
La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de
datos y
que utilizando un procedimiento matemático
conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que
contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con
la clave iniciador y que el mensaje
inicial no ha sido modificado después
de efectuada la transformación.
Esta
firma digital está basada en un certificado reconocido y
generada mediante un dispositivo seguro
de creación.
La
firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma
manuscrita en relación con los consignados en papel.
Partes que intervienen
Las
partes que intervienen en la creación y verificación de una firma electrónica
son:
Entidad emisora de la política de firma
Es
la entidad encargada de elaborar, generar y gestionar el documento de política
de firma, por el cual deberán regirse los procesos de generación y validación
de la misma.
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